Microsoft Excel นั้นอาจนับได้ว่าเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐานที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก ในแต่ละวัน พนักงานหลายล้านรายในออฟฟิศทั่วโลกใช้เวลากว่า 10% ในการจัดการกับไฟล์ spreadsheet และทริกทั้ง 10 ข้อต่อไปนี้ อาจช่วยให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายและรวดเร็วขึ้นอย่างเหลือเชื่อ
1. Paste Special
ใน Excel นั้นเราสามารถเลือกได้ว่าจะวางข้อมูล cell ที่เราได้ก็อปปี้มาในรูปแบบใด (รูปภาพ, PDF, unicode, อื่นๆ) ด้วยคีย์ลัด Ctrl+Alt+V หรือจะใช้คีย์ลัด Alt+E+S+V เพื่อทำการวางค่าของ cell นั้นลงไปตรงๆ
2. สร้างแถวหรือคอลัมน์ใหม่หลายอันพร้อมกัน
เราอาจคุ้นเคยกันดีกับการสร้างแถวหรือคอลัมน์ใหม่ขึ้นมา 1 แถวด้วยการกด Insert หรือ Ctrl+Shift+เครื่องหมายบวก แต่ทริกที่น่ารู้คือเมื่อทำการไฮไลท์แถวหรือคอลัมน์มากกว่าหนึ่งแล้วกด Insert ด้วยวิธีข้างต้น เราก็จะสามารถสร้างแถวใหม่ว่างๆขึ้นตามจำนวนแถวที่เราได้ไฮไลท์ไว้
3. Flash Fill
Excel นั้นสามารถ auto complete ค่าในคอลัมน์ให้เราได้โดยอัตโนมัติ ถ้าหากค่าในช่องก่อนๆมีแพทเทิร์นที่เห็นได้ชัด เช่น เราอาจใส่ค่าหมายเลขการสั่งซื้อ ORDER-0001 ORDER-0002 ไว้ในสองแถวแรก เมื่อมาถึงแถวที่ 3 Excel จะทำการเพิ่มค่า ORDER-0003 ให้กับคอลัมน์ดังกล่าวขึ้นมา แต่ถ้าโปรแกรมไม่ทำให้โดยอัตโนมัติ ก็สามารถกดใช้ง่ายเองได้ด้วยคีย์ลัด Ctrl+E
ก่อนใช้งานฟังก์ชันนี้ อย่าลืมตรวจสอบก่อนว่าได้เปิด Flash Fill ไว้หรือยังด้วยการไปที่ File Options > Advanced
4. INDEX-MATCH
INDEX และ MATCH นั้นเป็นสูตรที่จะทำให้การเชื่อมโยงค้นหาข้อมูลในไฟล์ Excel นั้นรวดเร็วสะดวกสบายยิ่งขึ้น โดยมีแพทเทิร์นการใช้ที่การใส่สูตร =INDEX(คอลัมน์ที่อยากได้ผลลัพธ์, MATCH(ค่าที่กำลังหา, คอลัมน์ที่จะหาค่านั้น, 0))
ยกตัวอย่างหากเราต้องการหาว่าสินค้า A นั้นมีกำไรเท่าไหร่ จากตารางที่ประกอบไปด้วยคอลัมน์ [ หมายเลขสินค้า, กำไร, ชื่อสินค้า, รายได้ ] เราก็สามารถใส่สูตรว่า =INDEX(คอลัมน์กำไร, MATCH(สินค้า A, คอลัมน์ชื่อสินค้า, 0))
5. SUM
SUM นั้นแทบจะเป็นสูตรแรกๆที่คนส่วนใหญ่รู้จักใน Excel แต่รู้หรือไม่ว่าเราสามารถไฮไลท์ไปที่ช่องล่างสุดของแถวแล้วกด Alt+เครื่องหมายบวก เพื่อ SUM คอลัมน์นั้นได้ในพริบตา
6. Ctrl+Z และ Ctrl+Y
การใช้คีย์ลัด Ctrl+Z เพื่อ undo นั้นคงเป็นสิ่งที่ผู้ใช้ทุกคนทำกันอยู่บ่อยๆ แต่อีกคีย์ลัดที่น่าจำไปใช้งานกันคือ Ctrl+Y เพื่อ redo ซึ่งจะทำให้การดูการเปลี่ยนแปลงของค่าได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น
7. Remove Duplicates
Remove Duplicates นั้นเป็นฟังก์ชันที่สามารถกดใช้งานได้ในแท็บ Data เพื่อลบแถวของข้อมูลที่ซ้ำในไฟล์ Excel ออกไปจากตารางทันที
8. Freeze Panes
บ่อยครั้งที่การเลื่อนดูไฟล์ Excel ซึ่งมีข้อมูลมากๆนั้นชวนให้สับสนว่าคอลัมน์ไหนคือค่าใดกันแน่ ผู้ใช้สามารถแก้ปัญหานี้โดยการทำให้แถวแรกซึ่งเป็น header นั้นอยู่บนสุดเสมอไม่ว่าจะเลื่อนลงไปไกลเพียงใด ด้วยการใช้คีย์ลัด Alt+W+F หรือกดไปที่แท็บ View แล้วเลือก Freeze Top Row หรือหากต้องการ Freeze แถวหรือคอลัมน์อื่นๆก็สามารถทำได้ด้วยฟังก์ชัน Freeze อื่นๆที่โปรแกรมมีให้
9. F4
ในปุ่ม F4 มีความลับซ่อนอยู่! ความลับที่ว่านั้นคือการทำซ้ำคำสั่งล่าสุดที่เราได้ทำลงไปนั่นเอง เป็นต้นว่าหากเราเพิ่งปรับตัวอักษรของ cell หนึ่งให้เป็นตัวหนา เมื่อเรากด F4 ที่อีก cell หนึ่งก็จะทำให้ตัวหนังสือในนั้นเป็นตัวหนาเช่นกัน
10. Go To Bottom / Back To Top
การเลื่อนเมาส์ลงมายังแถวสุดท้ายของตารางนั้นน่าเบื่อไม่น้อยสำหรับไฟล์ที่มีข้อมูลเยอะๆ แต่ปัญหานั้นจะหมดไปเมื่อเราใช้คีย์ลัด Ctrl+ปุ่มลูกศรลง เพื่อเลื่อนไปยังบรรทัดสุดท้ายของตาราง และในทำนองเดียวกัน Ctrl+ปุ่มลูกศรขึ้น ก็จะพาเรากลับขึ้นไปยังแถวแรกของตาราง
