ซอฟต์แวร์ Spreadsheet อย่าง Microsoft Excel นั้นเป็นเครื่องมือใกล้มือที่ทรงพลังและทำงานได้หลากหลายอย่างไม่น่าเชื่อ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจนักหากมันจะกลายมาเป็นหนึ่งในตัวเลือกแรกๆที่องค์กรเลือกใช้ในการวางแผน จดบันทึก คำนวณงบประมาณ คาดการณ์การขาย และสร้างรายงานสรุปข้อมูล ทว่าแท้จริงแล้ว Spreadsheet อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีเท่าไหร่ และก่อให้เกิดความผิดพลาดได้มาก IBM ได้นำเสนอ 4 เหตุผลที่องค์กรควรเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์ธุรกิจได้แล้ว
1. ความแม่นยำ
ความแม่นยำนั้นเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของการใช้ Spreadsheet เลยก็ว่าได้ จากการศึกษาในปี 2008 พบว่าราว 88% ของ Spreadsheet ในองค์กรนั้นมักมีข้อผิดพลาดในสูตรของเซลล์อยู่ 1% หรือมากกว่า และยิ่งไฟล์ Spreadsheet ใหญ่ขึ้น เก็บข้อมูลมากขึ้น และมีสูตรมากขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีความผิดพลาดได้มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งความผิดพลาดเหล่านี้นอกจากจะทำให้ข้อมูลผิดเพี้ยน ยังอาจทำให้ธุรกิจตกอยู่ในความเสี่ยงทางกฎหมายได้ด้วย
2. ไฟล์งาน_ล่าสุด_FINAL.xls
Spreadsheet นั้นแม้จะมีความสามารถมาก แต่ก็เป็นเพียงไฟล์ Static สำหรับเปิดดูในคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งเท่านั้น การบันทึกความเปลี่ยนแปลงของแต่ละเวอร์ชั่น การแก้ไข การตรวจสอบว่าใครแก้ไขตัวเลขใด และการรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเข้าด้วยกันก็เป็นเรื่องยาก ผู้ที่เคยใช้ Spreadsheet ร่วมกันในทีม น่าจะตระหนักดีว่าการทำงานร่วมกันนั้นยากและสับสนเพียงใด
3. ความช้าของ Spreadsheet
ความช้าของ Spreadsheet นั้นมีอยู่ 3 แง่มุมด้วยกัน ประการแรก Spreadsheet นั้นอาจทำงานคำนวณได้ช้าเมื่อข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้น ประการที่สอง Spreadsheet ทำงานได้ช้าเพราะผู้ใช้ต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องอย่างรอบคอบก่อนที่จะทำอะไรกับมัน และประการสุดท้ายคือความช้าที่ Spreadsheet ไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลแบบ Real-time ได้ เมื่อรวมกันแล้ว ความช้าทั้ง 3 ประการนี้จะทำให้องค์กรยืดยาดเกินไปสำหรับปัจจุบันที่โลกธุรกิจนั้นหมุนเร็วขึ้นทุกวัน
4. การดูแลรักษา
Spreadsheet นั้นเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์ และบ่อยครั้งผู้ใช้ก็เผลอไปโดนช่องนั้นช่องนี้เปลี่ยนตัวเลขและสูตรคำนวณโดยไม่ตั้งใจ ทำให้การดูแลให้ Spreadsheet นั้นถูกต้องต้องใช้เวลาและความพยายามมาก ในขณะเดียวกันในกรณีของ Spreadsheet ใหญ่ที่รวมข้อมูลจากหลายไฟล์เข้ามาไว้ด้วยกัน องค์กรก็ยังคอยดูแลไม่ให้เกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ที่เป็นส่วนประกอบเหล่านั้นไปพร้อมๆกับตรวจสอบความถูกต้องและสม่ำเสมอของข้อมูลในแต่ละไฟล์ ซึ่งแน่นอนว่าน่าปวดหัวเป็นที่สุด
ในปี 2018 Conviviality บริษัทค้าปลีกแอลกอฮอล์จากสหราชอาณาจักรเผชิญวิกฤตในตลาดหุ้นอย่างหนักเมื่อบริษัทต้องออกมาแถลงว่าผลกำไรที่บริษัทแถลงไปนั้นสูงเกินกว่าความเป็นจริงถึง 5 ล้านปอนด์ และเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณที่ส่งผลให้บริษัทไม่ได้นำรายจ่ายภาษีมาร่วมคำนวณในการเผยผลประกอบการดังกล่าว สำนักข่าว The Times รายงานคำพูดของแหล่งข่าวว่าความผิดพลาดนี้เกิดขึ้นเพราะมีบรรทัดของข้อมูลที่เพิ่มเข้ามาในไฟล์ Spreadsheet ทำให้สูตรคำนวณผิดพลาด
จากเหตุการณ์นี้ จะเห็นได้ว่าความผิดพลาดเพียงหนึ่งบรรทัดก็สามารถสร้างความเสียหายได้อย่างไม่มีใครคาดเลยทีเดียว บางทีนี่อาจเป็นช่วงเวลาอันดีที่ธุรกิจต้องเริ่มมองหาซอฟต์แวร์การเงินและวางแผนธุรกิจดีๆมาใช้กันแล้ว