การสื่อสารระหว่างการทำงานนั้นเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ความละเอียดอ่อนและความสำคัญนี้ก็ยิ่งทวีขึ้นไปเมื่อเป็นการสื่อสารระหว่างผู้ร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน และต้องอาศัยทักษะในการสื่อสารที่แตกต่างจากการสื่อสารกันในสถานที่ทำงานแบบทั่วไป ในวันนี้ที่หลายๆท่านต้อง Work from home – ADPT ชวนผู้อ่านมาดูกันว่า Harvard Business Review มีคำแนะนำอะไรสำหรับการร่วมงานและการสื่อสารในการทำงานนอกสถานที่บ้าง
การทำงานแบบ Remote หรือทำงานต่างสถานที่นั้นเป็นการทำงานที่มีระยะห่างระหว่างผู้ร่วมงาน 3 แบบ ได้แก่ระยะห่างทางกายภาพ ได้แก่ระยะทางและเวลาใน Timezone ที่แตกต่าง, ระยะห่างด้านการดำเนินการ ได้แก่ขนาดของทีม ความสามารถในการรับโหลดงาน และระดับของทักษะ, และระยะห่างของความสัมพันธ์ภายในทีม ได้แก่คุณค่าที่สมาชิกทีมยึดถือ ความเชื่อมั่น และการพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน
HBR แนะนำว่า การจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีมแบบ Remote นั้น ควหเน้นไปที่การลดระยะห่างด้านความสัมพันธ์ ซึ่งพวกเขาแนะนำออกมาเป็น Best Practices 5 ข้อ ดังนี้
1. อย่าปะปนการสื่อสารที่กระชับกับการสื่อสารที่ชัดเจน
ในบางครั้ง เมื่อเราพยายามสื่อสารให้มีประสิทธิภาพก็มักจะลดการใช้ถ้อยคำ แต่ถ้อยคำที่ลดลงอาจหมายถึงการที่เพื่อนร่วมทีมต้องเสียเวลาตีความสารและเดาใจเรามากขึ้น ดังนั้นจึงไม่ควรคาดหวังว่าผู้ร่วมงานจะเข้าใจการย่อความและสิ่งที่เราทดไว้ในใจ และควรสื่อสารให้ชัดเจนให้ได้มากที่สุดไม่ว่าจะในช่องทางใดก็ตาม
2. อย่ารัวข้อความใส่เพื่อนร่วมงาน
หลายท่านคงคุ้นเคยกับการสื่อสารเรื่องเดียวกันที่มาทั้งอีเมล์ ข้อความแชท และโทรศัพท์ และคำถามเพื่อยืนยันว่าได้รับข้อความล่าสุดแล้วหรือไม่ การทำเช่นนี้มักก่อให้เกิดความกดดันทางดิจิทัลและนับเป็นการรังควานที่ทำให้ไม่สบายใจ ดังนั้นผู้สื่อสารควรเลือกช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสม และระลึกเสมอว่าแต่ละช่องทางการสื่อสารนั้นมีระดับที่สามารถคาดหวังได้ต่างการ (เช่น อีเมล์อาจใช้เวลานานกว่าในการตอบ โทรศัพท์สามารถโต้ตอบกันได้ทันที)
3. สร้างมาตรฐานการสื่อสาร
หลายๆบริษัทที่มีการทำงานแบบ Remote มีการจัดตั้งมาตรฐานในการสื่อสารเพื่อใช้กันภายใน เช่น Merck มีการตั้งตัวย่ออย่าง 4HR สำหรับการตอบกลับภายใน 4 ชั่วโมง NNTR (No Need To Respond) สำหรับข้อความที่ไม่ต้องตอบกลับ โดยมาตรฐานการสื่อสารนี้อาจเกิดขึ้นได้ในระดับองค์กร ทีม หรือแม้แต่กับตัวผู้ร่วมงานแต่ละคนก็ตาม เช่น ทีมสามารถเลือกแอปพลิเคชันที่จะใช้ติดต่อกัน ผู้ร่วมงานแต่ละคนอาจกำหนดสไตล์การเขียนข้อความที่ต้องการ เช่น ข้อความสั้นกระชับ และช่วงเวลาในการตอบข้อความ
การสร้างมาตรฐานและใช้มันอย่างสม่ำเสมอเช่นนี้ช่วยให้ผู้ร่วมงานและทีมสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ลดช่องว่างของการคาดหวังและการตีความที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงออกไป
4. มองให้เห็นถึงประโยชน์ที่ซ่อนอยู่ในการสื่อสารผ่านตัวอักษร
การสื่อสารผ่านตัวอักษรนั้นจะช่วยเปิดกว้างเวทีการแสดงความคิดเห็นภายในทีมแบบที่ไม่เคยเป็นมาก่อน เพราะการสื่อสารผ่านตัวอักษรไม่ขึ้นอยู่กับทักษะการเข้าสังคมหรือรูปลักษณ์ภายนอก งานวิจัยเผยว่าผู้ร่วมงานที่มีนิสัยขี้อายนั้นกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้นผ่านช่องทางออนไลน์ อย่างไรก็ตาม ควรระวังไว้เสมอว่าการเลือกใช้คำ แกรมมาร์ หรือเครื่องหมายวรรคตอนนั้นอาจมีอคติปะปน และการสื่อสารแบบตัวหนังสือนั้นปราศจากภาษากาย จึงอาจต้องเลือกใช้เครื่องมืออื่นๆ เช่น เครื่องหมายวรรคตอน หรือ Emoji เสริมเพื่อสื่อสารอารมณ์ให้ชัดเจน
5. สร้างพื้นที่สำหรับการเฉลิมฉลอง
ออฟฟิศแบบออฟไลน์นั้นมีเค้กวันเกิดและการนัดสังสรรค์ สิ่งเหล่านี้ก็จำเป็นสำหรับการทำงานแบบ Remote แบบออนไลน์เช่นกัน ผู้จัดการทีมแบบ Remote ควรมองหากิจกรรมและโอกาสให้ทีมได้เฉลิมฉลองและกระชับความสัมพันธ์กันผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อย่นระยะห่างของความสัมพันธ์ของสมาชิกภายในทีมด้วย