เขียนอีเมลภาษาอังกฤษกันมาดี ๆ หลายคนอาจมาตกม้าตายตรงคำลงท้ายเพราะเลือกใช้คำไม่เหมาะสม หรือจบอีเมลห้วน ๆ โดยไม่ใส่คำลงท้าย หารู้ไม่ว่าแม้จะเป็นเพียงคำหรือวลีสั้น ๆ แต่ก็สร้างความประทับใจให้เราดูเป็นมืออาชีพได้
ADPT จึงขอแนะนำคำลงท้าย Email ที่เหมาะสมกับแต่ละบริบทการสื่อสาร คำลงท้ายแบบไหนจะช่วยให้อีเมลของคุณดูโปรขึ้นได้บ้าง พบคำตอบได้ในบทความนี้ค่ะ
อีเมลธุรกิจแบบทางการ
อีเมลเชิงธุรกิจแบบทางการมักใช้สื่อสารกับบุคคลที่เราไม่ได้รู้จักเป็นการส่วนตัวหรือไม่คุ้นเคย หรือกับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่การงานสูงกว่า รวมไปถึงเจ้านายและเพื่อนร่วมงานด้วย หากไม่แน่ใจว่าจะเขียนอีเมลแบบทางการหรือไม่ทางการ แนะนำว่าให้เขียนแบบทางการไว้ก่อนเพื่อความสุภาพค่ะ
สำหรับคำลงท้ายที่เหมาะกับอีเมลประเภทนี้ ได้แก่
- Regards
คำว่า “Regards” ใช้บ่อยมากในอีเมลทางการ ถือว่าเป็นคำที่เรียกได้ว่า “Play safe” คำหนึ่งเลย เพราะไม่ได้เป็นคำที่พลิกความคาดหมายหรือโดดเด่นแต่อย่างใด อีกคำหนึ่งที่ใช้ได้เช่นกัน คือ “Best regards” ค่ะ - Sincerely
ถ้าเขียนจดหมายสมัครงาน ใช้คำว่า “Sincerely” ก็เหมาะสมสำหรับอีเมลลักษณะนี้ค่ะ แต่ถ้าใช้ในการเขียนอีเมลธุรกิจแบบไม่ทางการนัก คำนี้อาจจะฟังดูทื่อ ๆ ไปหน่อยค่ะ - Best wishes
คำนี้เป็นการผสมผสานระหว่างความเป็นกันเองและความเป็นทางการ ข้อควรระวังคือ ลงท้ายแบบนี้ต้องดูน้ำเสียงของอีเมลด้วยว่าเข้ากันดีหรือเปล่า
อีเมลธุรกิจแบบกันเอง
ในมุมของคนทำธุรกิจด้วยกันที่มีความสนิทสนมคุ้มเคยกันมาในระดับหนึ่ง หากเขียนอีเมลแบบทางการก็จะดูห่างเหินเกินไป คำลงท้ายที่อ่านแล้วรู้สึกกันเองแต่ยังดูเป็นมืออาชีพอยู่ ได้แก่
- Cheers
ผลสำรวจล่าสุดจากแอป Boomerang พบว่า “Cheers” เป็นคำลงท้ายที่มีแนวโน้มได้รับอีเมลตอบกลับมากที่สุด เพราะทำให้อีเมลอ่านแล้วเป็นธรรมชาติและฟังดูเป็นกันเอง - Best
“Best” มาจากคำว่า “Best wishes” แต่ให้ความรู้สึกกันเอง ง่าย ๆ อ่านแล้วราบรื่นไม่รู้สึกสะดุด เหมือนกับคำว่า “Regards” ที่ใช้ในอีเมลทางการ แต่ข้อเสียคือ คำลงท้ายนี้อาจดูน่าเบื่อไปบ้าง จึงไม่เหมาะหากต้องการให้อีเมลดูมีพลังดึงดูดความสนใจ - As ever
สำหรับผู้ที่ต้องการสานสัมพันธ์ในเชิงธุรกิจ คำนี้ก็นับเป็นตัวเลือกที่ไม่เลวเพื่อที่จะสื่อสารกับคู่สนทนาว่า ทุกอย่างยังคงราบรื่นเหมือนเช่นเคย
อีเมลขอบคุณ
เมื่อเขียนอีเมลขอให้อีกฝ่ายช่วยทำอะไร มารยาทสำคัญคือต้องลงท้ายด้วยคำขอบคุณเสมอ ซึ่งสามารถเขียนคำเหล่านี้ลงท้ายอีเมลได้
- Thanks in advance
จากการศึกษาของ Boomerang พบว่า อีเมลที่ลงท้ายว่า “Thanks in advance” มีอัตราการตอบกลับสูงสุด เพราะเป็นการลงท้ายขอบคุณที่พ่วงมากับความคาดหวังด้วยความหมายตรงตัวคือ “ขอบคุณล่วงหน้า” แต่ถ้าในจดหมายทางการ การขอบคุณล่วงหน้าอาจเสมือนเป็นการเรียกร้องมากเกินไป ฉะนั้น ก็ต้องเลือกใช้ตามความเหมาะสมด้วยค่ะ - Thanks
คำสั้น ๆ แต่ได้ใจความเพื่อต้องการแสดงออกถึงความขอบคุณ แต่ก็มีความรู้สึกคาดหวังซ่อนอยู่เหมือนกับ “Thanks in advance” ด้วยเช่นกัน ดังนั้น เก็บคำนี้ไว้ใช้เวลาต้องการให้อีกฝ่ายทำอะไรบางอย่างตามที่คุณขอค่ะ - I appreciate your help/assistance/input/feedback/etc.
ประโยคลงท้ายนี้ใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการแสดงความชื่นชมและขอบคุณต่อความช่วยเหลือที่ได้รับค่ะ ผู้ได้รับอีเมลก็จะรู้สึกยินดีที่จะช่วยเหลือด้วยค่ะ
เป็นอย่างไรกันบ้างคะสำหรับคำลงท้ายอีเมลที่ช่วยให้คุณดูเป็นคนทำงานมืออาชีพ เชื่อว่าทุกท่านสามารถนำเคล็ดลับดี ๆ ที่กล่าวไว้ไปใช้กับการเขียนอีเมลของตัวเองได้ ประหยัดเวลา ไม่ต้องคิดเยอะ แค่เลือกคำให้เหมาะสมกับบริบทและกาลเทศะ เพียงเท่านี้ก็สามารถส่งอีเมลได้สบายใจไร้กังวลเลยค่ะ
เรื่องการเขียนอีเมลยังไม่หมดแต่เพียงเท่านี้ บทความถัดไปจะมาแนะนำคำลงท้ายต้องห้ามในอีเมลที่ควรหลีกเลี่ยง ติดตามได้ในเร็ว ๆ นี้ค่ะ