เคยคิดไหมว่าในหนึ่งวันเราใช้เวลาไปกับการอ่านอีเมลมากเท่าไร? จากผลการศึกษาของ Harvard Business Review ในปี 2019 พบว่า โดยเฉลี่ยแล้วคนใช้เวลาทำงาน 28% ไปกับกล่องอินบ็อกซ์ คิดเป็น 2.6 ชั่วโมงต่อวัน หรือ 35 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
จะอ่านอีเมลทีละอัน คัดแยกทีละฉบับทั้งหมดแล้วค่อยลบทิ้ง ก็คงไม่มีใครว่า แต่ถามหน่อยว่าใครจะมีเวลาขนาดนั้น? ลองมาดูเคล็ดลับ 5 วิธีจัดระเบียบอีเมลเพื่อเอาเวลาอันแสนมีค่าของคุณคืนมากันดีกว่าค่ะ
Unsubscribe จากความวุ่นวายทั้งหลาย
ลองนึกถึงอีเมลสร้างความรำคาญทั้งหลายที่ได้รับมาจากร้านออนไลน์หรือบริการที่เราไม่เคยลงทะเบียนสมัครมาก่อนดูสิคะว่ามีปริมาณมากมายมหาศาลขนาดไหน แถมกินพื้นที่รกอินบ็อกซ์อีกไม่น้อยเลย หลาย ๆ ครั้งก็ต้องเสียเวลามางมหาอีเมลฉบับสำคัญในดงเมลขยะพวกนี้อีก ถ้าไม่คิดจะเปิดอ่านอยู่แล้ว ก็กด Unsubscribe เลิกติดตามไปได้เลย แล้วชีวิตจะดีในระยะยาวค่ะ
ตั้งค่าฟิลเตอร์คัดแยกอีเมล
ขอแนะนำให้สร้างฟิลเตอร์คัดอีเมลแยกเก็บเป็นโฟลเดอร์ตามหมวด เช่น ชื่อผู้ส่งหรือหัวข้ออีเมล วิธีนี้จะช่วยให้คุณหาอีเมลที่มาจากหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าได้ โดยไม่ต้องไล่หาอีเมลทุกฉบับค่ะ
เกร็ดเล็กน้อยอีกอย่างหนึ่งคือ ใช้ฟิลเตอร์เพื่อ Unsubscribe จาก Mailing lists ทีเดียวเลยก็ได้ โดยสร้างฟิลเตอร์ลบอีเมลทุกฉบับที่ส่งมาจากสแปมค่ะ
โฟกัสเฉพาะเรื่องสำคัญด้วยโฟลเดอร์ แท็ก และฟิลเตอร์
อีเมลบางฉบับก็เป็นเรื่องสำคัญกว่าฉบับอื่น ไม่ว่าจะเป็นอีเมลที่หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าส่งมา ทั้งหมดนี้ควรจะอยู่ในโฟลเดอร์หมวดอีเมลสำคัญค่ะ ลองสร้างโฟลเดอร์และแท็กขึ้นมา แล้วตั้งฟิลเตอร์คัดแยกอีเมลไว้ เวลามีอีเมลส่งมาใหม่ ก็จะถูกคัดแยกตามโฟลเดอร์หรือใส่แท็กโดยอัตโนมัติค่ะ
หลาย ๆ คนใช้อีเมลที่ทำงานเชื่อมกับมือถือของตัวเอง ซึ่งนั่นหมายความว่า เราจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งเมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา ทั้งอีเมลที่สำคัญและไม่สำคัญ วิธีที่ดีที่สุดเพื่อไม่ให้สมาธิหลุดแล้วถูกดึงความสนใจไปได้ง่าย ๆ จากทุกการแจ้งเตือนบนมือถือก็คือ ปิดเสียงแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นเพื่อไม่ให้รบกวนเวลาทำงานค่ะ
ลบอีเมลเก่า
ถ้ายังมีอีเมลเก่าค้างไว้หลายปีดองไว้อยู่ในอินบ็อกซ์ ทางที่ดีก็จัดการลบทิ้งไปได้เลยเพราะไม่ได้ใช้ประโยชน์อะไรอีก แถมเปลืองเนื้อที่ในบัญชีอีเมล แล้วยังทำให้ขุดหาอีเมลที่ส่งมาใหม่ (และบางครั้งก็เป็นอีเมลสำคัญ) ได้ยากขึ้นอีกด้วยค่ะ
แจกอีเมลเท่าที่จำเป็น
ทุกครั้งที่คุณใช้บัญชีอีเมลสมัครบริการใด ๆ ก็ตาม ก็เป็นการเปิดรับจดหมายที่ไม่พึงประสงค์เข้ามาในอินบ็อกซ์ของคุณเอง ถ้าเว็บไซต์นั้นอนุญาต ก็ลองหันมาใช้อีเมลชั่วคราวหรืออีเมลใช้แล้วทิ้ง (Throwaway email address) แทนค่ะ
ก่อนสมัครอะไรก็ควรอ่านก่อนข้อกำหนดและเงื่อนไข หรือนโยบายความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์นั้น ๆ ก่อนว่า บริษัทจะแบ่งปันหรือขายข้อมูลของคุณหรือเปล่า ถ้าหาในหน้าเว็บไม่เจอ ลองค้นหาดูไว ๆ ด้วยการใส่ชื่อบริษัท + นโยบายความเป็นส่วนตัว (Privacy policy) ค่ะ
บทส่งท้าย
การจัดกล่องอินบ็อกซ์อีเมลก็เหมือนการทำความสะอาดบ้านให้เป็นระเบียบค่ะ มองอีกมุมหนึ่งก็ถือว่าเป็นโอกาสที่ได้พัฒนาตัวเองและเติบโตไปพร้อม ๆ กันด้วย ยิ่งอีเมลของคุณมีระเบียบมากเท่าไร ชีวิตของคุณก็จะดียิ่งขึ้นเท่านั้นค่ะ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคนทำงานทุกท่านนะคะ