การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ที่กินเวลามากกว่าสองปีที่ผ่านมา เป็นปัจจัยที่ทำให้บริบทของคำว่า “สถานที่ทำงาน” เปลี่ยนแปลงไป และแน่นอนว่าจะไม่กลับไปเหมือนเดิม แม้ว่าการให้พนักงานทำงานจากระยะไกลเป็นการเริ่มต้นจากมาตรการชั่วคราวในช่วงการระบาด แต่ความเป็นอิสระของวิถีการทำงานแบบนั้นทำให้พนักงานได้เรียนรู้ว่าไม่จำเป็นต้องกลับไปใช้ชีวิตการทำงานแบบเดิมที่ต้องเดินทางเข้าไปทำงานที่สำนักงาน และสามารถทำงานได้แบบไฮบริด
ติดตามได้ในบทความนี้จัดทำโดยฮัน ชอน กรรมการผู้จัดการประจำภูมิภาคอาเซียนของนูทานิคซ์
รายงานของ McKinsey ในปี 2564 แสดงให้เห็นว่าพนักงานให้ความสำคัญเรื่องความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว ความยืดหยุ่น และสุขภาพจิตที่ดี เป็นลำดับแรก ๆ และต้องการได้สิ่งเหล่านี้จากสถานที่ทำงาน เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเผชิญกับความต้องการใหม่ ๆ จำนวนมากเหล่านี้จากพนักงาน ผู้ดูแลด้านนี้จึงต้องนำกระบวนการและนโยบายใหม่รวมถึงโซลูชันด้านไอทีใหม่ ๆ มาใช้เพื่อช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น
ในอดีตฝ่ายไอทีอาจไม่เชื่อมโยงกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยตรง แต่เมื่อมีพนักงานทำงานแบบไฮบริดและทำงานที่บ้านเพิ่มขึ้น ทำให้ฝ่ายไอทีและฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องทำงานร่วมกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โครงสร้างพื้นฐานไอทีที่ออกแบบมาไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรและล้าสมัยทำให้ประสบการณ์ที่พนักงานได้รับเป็นไปในทางลบ และส่งผลกระทบต่อการทำงานหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทั้งนี้ปัญหาต่าง ๆ ที่ผู้รับผิดชอบด้านทรัพยากรบุคคลกำลังเผชิญ คือการนำระบบไอทีจำนวนมากมาใช้อย่างเร่งรีบระหว่างการระบาดเพื่อทำให้ธุรกิจดำเนินงานต่อไปได้ในสถานการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งระบบเหล่านั้นเป็นโซลูชันชั่วคราวที่ไม่ได้แก้ไขต้นตอของปัญหา ในปัจจุบัน การที่องค์กรต่างเปลี่ยนจากการทำงานในภาวะวิกฤตเข้าสู่รูปแบบการทำงานที่ต้องสามารถ “อยู่ร่วมกับการระบาด” ได้นั้น องค์กรจำเป็นต้องประเมินระบบเหล่านี้ใหม่ และนำมาปรับใช้ในรูปแบบที่เหมาะกับความต้องการระยะยาวขององค์กร นอกจากนี้ การที่ประสบการณ์ของพนักงานเป็นหัวใจสำคัญต่อการตัดสินใจด้านไอที ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงควรมีสิทธิ์มีเสียงในการออกแบบโครงสร้างพื้นฐานไอที
การออกแบบไอทีเพื่อประสบการณ์ของพนักงาน
สภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดที่ยืดหยุ่นเป็นลักษณะเด่นของ new normal อย่างไม่ต้องสงสัย รายงาน PWC ประจำปี 2565 แสดงให้เห็นว่าสามในสี่ของพนักงานชาวออสเตรเลีย (74%) ปัจจุบันต้องการทำงานจากบ้านอย่างน้อยสามวันต่อสัปดาห์ และรายงานของ Gartner ระบุว่า องค์กรที่ต้องการให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงานทุกวันนั้นเสี่ยงต่อการสูญเสียพนักงาน 39% ของพนักงานทั้งหมด รูปแบบการทำงานใหม่นี้ ไม่เพียงช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นสูงมากเท่านั้น แต่ยังทำให้ข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์หมดไปด้วย โดยธุรกิจจะสามารถเข้าถึงกลุ่มบุคคลที่มีความสามารถสูงได้กว้างขึ้น และการที่พนักงานเข้ามายังสำนักงานน้อยลง ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับสิ่งปลูกสร้างและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้
อย่างไรก็ตาม บุคลากรที่ทำงานมีประสิทธิภาพสูงและคล่องตัวนั้น ไม่ใช่เพียงการอนุญาตให้พนักงานนั้น ๆ ทำงานจากที่บ้านได้เพียงอย่างเดียว เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิผล พนักงานเหล่านี้ต้องเข้าใช้งานแอปพลิเคชันและทรัพยากรขององค์กรได้อย่างไม่ยุ่งยาก และสามารถทำงานร่วมกับทีมงานของตนได้อย่างราบรื่น การจะทำเช่นนี้ได้องค์กรต้องมีโครงสร้างพื้นฐานที่ทำงานบนคลาวด์ได้อย่างปลอดภัยและเรียกใช้ได้ตามต้องการ ซึ่งช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่นในการปรับเพิ่มหรือลดขนาดการทำงานได้ตามต้องการ
เทคโนโลยีที่ล้าสมัยและโครงสร้างพื้นฐานแบบดั้งเดิมที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการต่าง ๆ ให้กับการทำงานจากระยะไกลของบุคลากร และส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อประสบการณ์การทำงานแบบไฮบริดของพนักงาน พนักงานทุกคนต้องการโซลูชันคุณภาพสูงที่มอบประสบการณ์ที่เท่าเทียมและเหมือนกันไม่ว่าเขาจะทำงานจากที่ใด การเชื่อมต่อทางดิจิทัลเป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบเวอร์ชวลที่เข้าถึงได้ง่าย หรือการประชุมผ่านวิดีโอและเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ทำงานร่วมกัน เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนรู้สึกเชื่อมต่อถึงกันกับทีมของเขา และมีเครื่องมือพร้อมที่จะสามารถทำงานได้อย่างดีที่สุด ในการจัดเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากรที่ทำงานแบบไฮบริด ไม่มีโซลูชันใดเหมาะกับทุกสถานการณ์ ผู้รับผิดชอบฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องเข้าใจความต้องการของพนักงานและสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน และใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เป็นข้อมูลในการออกแบบโครงสร้างพื้นฐานไอทีที่ยึดประสบการณ์ของพนักงานเป็นสำคัญ
คงความปลอดภัยให้กับธุรกิจและพนักงาน
การทำงานแบบไฮบริดอาจนำไปสู่โอกาสการโจมตีทางไซเบอร์มากขึ้น เครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่ซับซ้อนมากขึ้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อคงความปลอดภัยให้กับพนักงานและ IP ที่สำคัญของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม บริษัทหลายแห่งที่เผชิญกับความท้าทายต่าง ๆ ที่เกิดจากโครงสร้างพื้นฐานแบบดั้งเดิมที่ออกแบบมาไม่ดีเท่าที่ควร ยังพบกับความเสี่ยงสำคัญ ๆ ด้านความปลอดภัย ความต่อเนื่องทางธุรกิจ และการกู้คืนระบบ
องค์กรจำนวนมากหันมาใช้โครงสร้างพื้นฐานแบบไฮเปอร์คอนเวิร์จซึ่งเป็นสถาปัตยกรรมด้านไอทีที่ช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่ทั้งจากระบบที่อยู่ในองค์กรและบนพับลิคคลาวด์ แทนโครงสร้างพื้นฐานแบบเดิม เพื่อก้าวข้ามความท้าทายต่าง ๆ ที่เกิดจากการใช้พับลิคคลาวด์และสภาพแวดล้อมการทำงานจากระยะไกล โครงสร้างพื้นฐานแบบไฮเปอร์คอนเวิร์จช่วยให้ธุรกิจสามารถรองรับความต้องการด้านความคล่องตัวให้กับบุคลากรที่ทำงานจากระยะไกลได้อย่างต่อเนื่อง โดยยังคงความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ และประสบการณ์ที่ดีของพนักงานไว้ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมไอทีบริหารจัดการได้อย่างไม่ยุ่งยาก สามารถปรับขนาดการทำงานขึ้นลงได้ง่ายตามต้องการ ในขณะเดียวกัน ผู้รับผิดชอบฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็มั่นใจได้ว่าโซลูชันที่ใช้ยังคงยึดประสบการณ์ของพนักงานเป็นหัวใจสำคัญ
ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันที่ยึดคนเป็นศูนย์กลาง
ในอนาคต ไม่ต้องสงสัยเลยว่า เราจะมองย้อนกลับมายังปี 2563 ว่าเป็นหนึ่งในปีที่สำคัญที่สุดในประวัติศาสตร์สมัยใหม่ การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ไม่เพียงทำให้โลกเปลี่ยนไปอย่างไม่มีวันกลับมาเหมือนเดิมเท่านั้นแต่ยังเปลี่ยนความสัมพันธ์ที่พนักงานมีต่องานของตนอย่างถาวร เปลี่ยนคอนเซปต์การทำงานจาก “ไปทำงานที่ไหนสักแห่ง” เป็น “งานที่คุณทำได้”
การประเมินระบบไอทีขององค์กรใหม่ ควรคำนึงถึงและยึดคนเป็นศูนย์กลาง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายไอทีจำเป็นต้องผนึกพลังกันเพื่อให้ประสบการณ์ที่ดีของพนักงานเป็นหัวใจสำคัญของการตัดสินใจด้านไอทีทั้งหมด