Jennifer Newbill ผู้อำนวยการฝ่าย Global Employment Branding ของ Dell และ Stacy Elliot ผู้อำนวยการฝ่าย Executive Communications ของ Microsoft ให้สัมภาษณ์ถึงเคล็ดลับในการบริหารทีมแบบ remote มีโดยสรุปได้ดังนี้
1. ใช้เทคโนโลยีช่วยในการสื่อสาร
ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นแอพสนทนา เช่น Slack หรือแอพสนทนาที่ใช้ภายในบริษัทโดยเฉพาะ แอพเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกทีมติดต่อกันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดบนโลกผ่านเพียงแลปท็อปและอินเทอร์เน็ตเท่านั้น
2. แม้จะคุยกันทุกวันผ่านตัวอักษร แต่การคุยผ่านวิดีโอ หรือการเจอหน้ากันก็สำคัญมาก
ตัวแทนจากทั้ง Microsoft และ Dell เห็นพ้องต้องกันว่าการพูดคุยผ่านวิดีโอจะทำให้สมาชิกสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกว่าการคุยกันผ่านตัวหนังสือเพียงอย่างเดียว Stacy เชื่อว่าควรมีการพูดคุยกับคนในทีมต่อหน้าหรือผ่านแอพสนทนาผ่านวิดีโออย่าง Skype อย่างน้อยอาทิตย์ละหนึ่งครั้งเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี ในขณะเดียวกัน Dell ก็ใช้ช่องทางการสนทนาผ่านวิดีโอในการประชุมสรุปงานและประกาศข่าวสารภายใน ซึ่งเป็นอีเวนท์ให้พนักงานทั้งหลายได้พบปะกัน”ต่อหน้า”และช่วยในการสร้างบรรยากาศอันดีในทีม รวมไปถึงส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรด้วย
3. ใช้แอพพลิเคชั่นสนทนาภายในคู่กับอีเมล์เพื่อลดความจริงจังลง
หนึ่งสิ่งที่ทีมที่ทำงานกันคนละสถานที่เสียเปรียบให้กับทีมที่ทำงานในที่เดียวกันนั้นคือความสามารถในการพูดคุยเรื่องราวทั่วไปในชีวิตประจำวันในเวลาพักหรือเวลาว่าง แต่การใช้แอพพลิเคชั่นสนทนาที่ไม่จริงจังมากนักควบคู่ไปกับอีเมล์จะช่วยให้สมาชิกภายในทีมมีพื้นที่ในการพูดคุย หยอกล้อ เล่าเรื่องตลก หรือพูดคุยในรูปแบบอื่นๆที่ใกล้เคียงกับการพูดคุยในชีวิตจริงได้อย่างสบายใจ ซึ่งจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมที่ดีขึ้น
4. วัฒนธรรมองค์กรก็จำเป็นสำหรับ remote team
“วัฒนธรรมองค์กรนั้นคือ mindset ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน” Stacy กล่าวในตอนหนึ่งของการสัมภาษณ์ บริษัทที่มีทีมที่ทำงานแบบ remote นั้นต้องไม่ลืมปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรให้กับพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศเช่นกัน เครื่องมือในการติดต่อสื่อสารนั้นนอกจากจะช่วยให้สมาชิกทีมคุยงานกันได้ง่ายๆแล้ว ยังเป็นสื่อกลางที่ดีในการกระจายข่าวสาร วิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กรไปยังพนักงานทั้งหลาย เพราะเป็นสื่อที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้อย่างแท้จริง Microsoft ใช้ช่องทางการสื่อสารภายในที่ว่าในการบอกเล่าเรื่องราวของบุคลากรในองค์กร และเรื่องราวของลูกค้า และในทำนองเดียวกัน Dell ก็ใช้ระบบสนทนาภายในเป็นแพลตฟอร์มในการเผยแพร่ข่าวสารเกี่ยวกับภารกิจด้านสิ่งแวดล้อมและสังคมที่องค์กรกำลังมีส่วนร่วมอยู่