ในปีนี้ 2018 นี้เป็นที่คาดการณ์กว่าธุรกิจทั่วโลกจะมีการลงทุนในการปฏิรูปดิจิทัลถึง 1.3 ล้านล้านดอลล่าร์สหรัฐ ทว่าจากการสำรวจแล้ว กว่าร้อยละ 70 ขององค์กรที่มีแผนในการทำ digital transformation นั้นไม่สามารถบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้ เหตุผลหลักของความล้มเหลวเช่นนี้คืออะไร Steven Zobell ผู้อำนวยการฝ่ายและผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีของ Workfront แสดงความคิดเห็นไว้อย่างน่าสนใจ
1. ขาด Teamwork ภายในองค์กร
องค์กรแบบดั้งเดิมนั้นอาจมีการจัดสรรหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายงานไว้อย่างชัดเจน ทว่าในการปฏิรูปดิจิทัลซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงในระดับองค์กรที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรทุกคนในทุกทีมในการมุ่งไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ อาจเป็นการทำงานในรูปแบบที่แตกต่างออกไปจากที่ทีมต่างๆคุ้นเคย
การทำงานร่วมกันในระดับองค์กรให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องการ teamwork ที่ดี เพราะนอกจากจะต้องจัดการกับปัญหาทางเทคนิค เช่น การรวมศูนย์ระบบจากเทคโนโลยีและเครื่องมือของแต่ละทีมที่มีความแตกต่าง ก็ยังมีความท้าทายด้านการจัดการมนุษย์ เช่น การสื่อสารในระบบองค์กรให้เข้ากันตรงกันอย่างมีประสิทธิภาพ หรือการประสานงานแต่ละฝ่ายให้ทำงานเพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกัน เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าการสร้าง teamwork ภายในองค์กรเพื่อเป้าหมายในการปฏิรูปดิจิทัลนั้นมีความซับซ้อนสูง และหลายๆธุรกิจก็ไม่ประสบความสำเร็จในการทำเช่นนี้
2. ขาดระบบบันทึกขั้นตอนการดำเนินการ
หากลองถามผู้บริหารสักคนว่าในตอนนี้นั้นการเปลี่ยนแปลงองค์กรดำเนินไปถึงขั้นไหน และฝ่ายใดทำอะไรอยู่บ้าง คงมีเพียงน้อยคนที่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ องค์กรทั่วไปมักมีระบบมากมายในการบันทึกการทำงานส่วนต่างๆ เช่น ระบบ SAP หรือ HR ทว่าส่วนมากกลับไม่มีระบบที่บันทึกการดำเนินการที่เป็นความเปลี่ยนแปลงภายในขององค์กรไว้
การขาดระบบบันทึกผลกลางนี้ทำให้องค์กรไม่สามารถเห็นภาพได้ชัดเจนว่าในชั่วขณะหนึ่ง การดำเนินการตามแผนนั้นลุล่วงไปถึงไหน มีการลงทุนเท่าไหร่ หรือใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใด ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถปรับปรุงข้อบกพร่องได้อย่างทันท่วงที หรือวัดผลการลงทุนและการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอาจทำให้องค์กรพลาดเป้าหมายไปอย่างน่าเสียดาย
Steven Zobell เชื่อว่า 2 เหตุผลข้างต้นนี้เป็นเหตุผลหลักที่ทำให้องค์กรล้มเหลวในการทำ digital transformation และเขาก็ได้แนะนำวิธีที่จะช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ดีขึ้นต่อไปดังนี้
1. ทุกคนในองค์กรควรได้รู้ความเป็นไปของส่วนอื่นๆ
องค์กรควรพยายามสร้างระบบที่พนักงานจะสามารถมองเห็นได้ถึงขั้นตอนการดำเนินการในฝ่ายอื่นๆ ทั้งนี้ก็เพื่อลดแรงเสียดทานในการทำงานร่วมกันของฝ่ายต่างๆ และส่งเสริมให้การประสานงานง่ายขึ้น
2. ลดงานที่ไม่ใช่งานจริงๆลง
การทำงานที่ไม่ได้สร้าง productivity ที่แท้จริง เช่น การจัดการประชุม หรือการตอบอีเมล์นั้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยากสำหรับงานในองค์กร แต่ถ้าองค์กรสามารถลดภาระในตรงนี้ได้ เช่น การเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติต่างๆ หรือ การมีระบบบันทึกการดำเนินการที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ก็จะช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการทำงาน อีกทั้งยังทำให้การจัดการองค์กรและการร่วมมือระหว่างแผนกง่ายขึ้น
3. รวมศูนย์ข้อมูล
องค์กรควรสร้างระบบที่จะอนุญาตให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนกลางได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวเอง ซึ่งจะช่วยกำจัดเวลาในการติดต่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการลง