ในช่วงวิกฤตโรคระบาดที่ส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจทั่วโลกอย่างมหาศาล ธุรกิจต่างก็ต้องการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเท่าที่เป็นไปได้ ซึ่งในการลดค่าใช้จ่ายนี้ ธุรกิจย่อมต้องคำนึงถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการดำเนินการและชั่งน้ำหนักผลดีผลเสียการการลดงบในส่วนต่างๆด้วย หากท่านกำลังพิจารณาลดค่าใช้จ่ายด้าน IT อยู่ Gartner ได้แนะนำแนวทางไว้ 10 ข้อ ดังนี้
1. ตั้งเป้าที่สิ่งที่เห็นผลทันที
ธุรกิจควรตั้งเป้ายกเลิก ลด หรือเลื่อนค่าใช้จ่ายที่จะมาถึงในอนาคตอันใกล้ในระดับสัปดาห์ หรือเดือน แทนที่จะเป็นงบประมาณในระดับปี เช่น Subscription ของบริการต่างๆที่เก็บค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน
2. ลดมากกว่าเลื่อน
การตั้งเป้าไปที่การลดค่าใช้จ่ายแบบถาวรจะดีกว่าการหยุดจ่ายชั่วคราวหรือเลื่อนไปก่อน
3. มองที่เงินสด
ธุรกิจควรโฟกัสกับการปรับลดหรือยกเลิกสิ่งที่จะส่งผลต่อตัวเลขเงินสดในผลกำไรหรือขาดทุนโดยตรงมากกว่าสิ่งที่ไม่เกี่ยวกับเงินสด เช่น ค่าเสื่อม และค่าตัดจำหน่าย
4. วางแผนตัดงบในครั้งเดียว
หลายองค์กรไม่สามารถลดค่าใช้จ่ายได้มากเพียงพอในครั้งแรก ส่งผลให้ต้องกลับมาทบทวนและลดค่าใช้จ่ายอีกหลายรอบ ซึ่งนอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังอาจส่งผลเสียต่อการดำเนินการ เช่น การปรับลดพนักงานหลายรอบ ก็จะส่งผลเสียต่อกำลังใจในการทำงานของสมาชิกภายในองค์กร
5. พิจารณาบัญชีอย่างระมัดระวัง
การพูดคุยกับผู้ที่เชี่ยวชาญหรือรู้รายละเอียดของบัญชีจะช่วยให้ธุรกิจได้ข้อมูลอย่างละเอียดมาช่วยในการพิจารณาลดค่าใช้จ่ายและสามารถระบุได้ว่าควรปรับลดในส่วนได้จึงจะเห็นผลอย่างรวดเร็ว
6. ตั้งเป้าที่สิ่งที่ยังไม่ได้จ่าย และสิ่งที่ยังไม่ได้ตกลงปลงใจจริงจัง
ค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งที่จะลดได้ง่ายดาย คือค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่าย และยังไม่ได้ตกลงใจจะชำระ โดยธุรกิจสามารถลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้ด้วยการพิจารณาสัญญาต่างๆอีกครั้งเพื่อเจรจาเงื่อไนไขใหม่หรือทบทวนเงื่อนไขการยกเลิกสัญญา
7. พิจารณารายจ่ายฝ่ายทุนด้วย
รายจ่ายฝ่ายทุน (Capital Expenditure) ก็เป็นค่าใช้จ่ายอีกส่วนหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม ซึ่งจากข้อมูลของ Gartner พบว่า 25% ของค่าใช้จ่ายด้าน IT โดยเฉลี่ยจะอยู่ในส่วนนี้
8. มองข้าม Sunk Cost
วิธีการที่ดีในการลดค่าใช้จ่ายคือการลดค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยไม่เกี่ยวข้องค่าใช้จ่ายในอดีตหรือ Sunk Cost อย่างไรก็ตามธุรกิจก็ต้องพิจารณาด้วยว่า การจะลดค่าใช้จ่ายนั้นได้ประโยชน์มากกว่าการดำเนินการแบบเดิมจริงหรือไม่
9. Discretionary และ Non-discretionary Cost
ธุรกิจนั้นมีทั้งค่าใช้จ่ายในแบบ Discretionary ที่สามารถเห็นได้ชัด เช่น การเปิดโปรเจกต์ใหม่ หรือการเพิ่มสินค้าหรือบริการ ทว่าในเบื้องหลังแล้วธุรกิจก็มีค่าใช้จ่ายแบบ Non-discretionary ที่ใช้ในการดำเนินการของธุรกิจ เช่น ค่าดำเนินการระบบ IT และค่า Infrastructure ซึ่งธุรกิจสามารถพิจารณาลดการใช้งานได้เช่นกัน
10. จับตาทั้ง Variable และ Fixed Cost
รูปแบบการจัดการ Variable และ Fixed Cost ในการปรับลดค่าใช้จ่ายนั้นแตกต่างกัน สำหรับ Fixed Cost นั้น Gartner แนะนำให้ธุรกิจโฟกัสไปที่การตัดค่าใช้จ่ายส่วนที่ไม่จำเป็นออก ในขณะที่กับ Variable Cost นั้นต้องโฟกัสทั้งการลด และการตัดค่าใช่จ่าย