เมื่อพูดถึงการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบัน หลายองค์กรเริ่มเปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษไปสู่การจัดการข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลอย่างกว้างขวาง ไม่ว่าจะเป็นการเก็บเอกสารสำคัญ ข้อมูลลูกค้า หรือเอกสารภายในบริษัท โดยเฉพาะการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการบนคลาวด์ (Cloud) ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ทุกเวลา ด้วยความสะดวกนี้ทำให้หลายองค์กรหันมาใช้ระบบนี้อย่างแพร่หลาย แต่คำถามที่หลายคนยังสงสัยคือ “ไม่กลัวโดนแฮกเหรอ?”
การแฮกข้อมูลไม่ใช่เรื่องใหม่และถือเป็นภัยคุกคามที่ทุกคนควรใส่ใจ แต่การเลือกใช้บริการการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง มีมาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวด สามารถลดความเสี่ยงได้มาก และหากเข้าใจระบบการป้องกันต่าง ๆ ก็จะช่วยให้ความกลัวในการถูกแฮกลดลงได้เช่นกัน
ระบบรักษาความปลอดภัยของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
บริการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันมักมีการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้เพื่อป้องกันข้อมูลจากการถูกโจมตี นี่คือขั้นตอนและวิธีการที่ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักใช้เพื่อป้องกันการแฮก:
1. การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption)
การเข้ารหัสข้อมูลเป็นการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถอ่านหรือทำความเข้าใจได้หากไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักใช้การเข้ารหัสทั้งในขณะส่งข้อมูล (In-Transit) และเมื่อเก็บข้อมูล (At-Rest) ซึ่งทำให้แม้ข้อมูลจะถูกโจรกรรมออกไป แฮกเกอร์ก็จะไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาของเอกสารได้ง่าย ๆ
2. การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control)
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงที่ละเอียด ซึ่งหมายความว่าเอกสารแต่ละไฟล์สามารถถูกจำกัดการเข้าถึงได้ตามระดับการอนุญาต เช่น ให้เฉพาะผู้บริหารหรือผู้ที่มีสิทธิ์สามารถดูหรือแก้ไขได้เท่านั้น นอกจากนี้ ยังมีการใช้ระบบการตรวจสอบตัวตน (Authentication) เช่น การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน (Two-Factor Authentication) เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ผู้ใช้งาน
3. ระบบตรวจสอบและแจ้งเตือน (Monitoring & Alert System)
ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณภาพมักจะมีระบบตรวจสอบพฤติกรรมการเข้าถึงข้อมูลตลอดเวลา เมื่อมีการกระทำที่ไม่ปกติ เช่น มีการพยายามเข้าถึงข้อมูลจากสถานที่หรืออุปกรณ์ที่ไม่เคยใช้มาก่อน ระบบจะแจ้งเตือนทันที ทำให้ผู้ดูแลสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
เลือกบริการจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐาน
นอกเหนือจากระบบรักษาความปลอดภัยที่กล่าวมาข้างต้น การเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานสูงก็เป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันการถูกแฮก บริการที่ได้รับการรับรองมาตรฐานด้านความปลอดภัยเช่น ISO/IEC 27001 ซึ่งเป็นมาตรฐานการบริหารจัดการความปลอดภัยของข้อมูลระดับสากล จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบที่ใช้มีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ
ความกังวลเรื่องการถูกแฮกเป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ในยุคดิจิทัลนี้ แต่การเลือกใช้บริการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมและทันสมัย สามารถช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ควรให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการภายในองค์กร เช่น การตั้งรหัสผ่านที่มีความซับซ้อน การปรับสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามความเหมาะสม และการตรวจสอบการใช้งานระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญขององค์กรจะได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัย