ถึงแม้ว่าการมาของโรคระบาดทั่วโลกในยามนี้จะทำให้หลายธุรกิจต้องหยุดชะงัก แต่สำหรับบางธุรกิจแล้วนี่คือช่วงเวลาสำหรับการทดลองนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาปรับใช้งานและปรับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเพื่อเตรียมรับมือกับอนาคต และ บริษัทประกันภัยชั้นนำก็ได้ใช้จังหวะนี้ ในการเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นด้วย Robotic Process Automation หรือ RPA สร้างทีม Digital Workforce มารองรับต่ออนาคตการทำงานในยุค New Normal
การออกกรมธรรม์นั้นยังมีหลายขั้นตอนที่อิงกับเอกสารกระดาษ
ในธุรกิจประกันภัยนั้น หลายครั้งที่ต้องมีการออกแบบกรมธรรม์เฉพาะทางและขายผ่านช่องทางที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เช่น การประกันภัยเกี่ยวกับกิจกรรมกีฬาประเภทต่าง ๆ หรือการทำงานบางประเภท ทำให้การออกกรมธรรม์นั้นจะต้องใช้ข้อมูลของลูกค้าในรูปแบบที่แตกต่างไปจากการขายกรมธรรม์ตรงไปยังลูกค้าแต่ละราย และต้องมีธุรกิจอื่นๆ เข้ามาเกี่ยวข้องในขั้นตอน รวมถึงยังต้องจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือไปจากปกติด้วย
การทำประกันภัยในลักษณะนี้ข้อมูลมักถูกเก็บอยู่ในรูปของกระดาษ และส่งมายังธุรกิจประกันในลักษณะของไฟล์ภาพที่ผ่านการสแกนมาแล้ว โดยอาจประกอบไปด้วยข้อมูลหลายชุด เช่น เอกสารใบสมัครใช้บริการหรือสมัครสมาชิกของลูกค้ากับธุรกิจพันธมิตร, เอกสารสำเนาบัตรประชาชนหรือ หนังสือเดินทาง ของลูกค้า, เอกสารแบบฟอร์มอื่นๆ รวมถึงแบบฟอร์มข้อมูลสำหรับการทำประกัน เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าขั้นตอนเดิมนี้ต้องมีทีมงานเข้ามาจัดการ เนื่องจากต้องตรวจสอบเอกสารที่สแกนและอ่านข้อมูลด้วยตนเองก่อนการตรวจสอบและกรอกข้อความ ทำให้เกิดความล่าช้าและมีโอกาสผิดพลาดได้ ด้วยเหตุนี้ธุรกิจประกันภัยทั่วโลกจึงมีแผนในการนำเทคโนโลยีด้าน Automation เข้ามาช่วยปรับกระบวนการส่วนนี้ให้เป็นอัตโนมัติ เป็นการนำร่องของธุรกิจเพื่อก้าวสู่การเป็น Digital Workforce อย่างเต็มตัวในอนาคต
เปลี่ยนการจัดการเอกสารกระดาษให้เป็นอัตโนมัติ ด้วย RPA และ OCR
บริษัท ดาต้าโปร คอมพิวเตอร์ ซิสเต็มส์ จำกัด (DCS) ได้นำเสนอโซลูชันเพื่อตอบโจทย์นี้ให้แก่ธุรกิจประกันด้วยการนำเทคโนโลยี RPA มาใช้งานร่วมกับ OCR โดย RPA จะช่วยปรับ Flow การทำงานทั้งหมดให้เป็นอัตโนมัติตั้งแต่การรับอีเมล์มาเปิดอ่านไปจนถึงการกรอกข้อมูลไปยังระบบต่างๆ และพิมพ์เอกสารออกมา ในขณะที่ OCR จะเข้ามามีบทบาทในการอ่านข้อมูลบนเอกสารกระดาษที่ถูกสแกนส่งมาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มใบสมัคร เอกสารส่วนตัว เช่น สำเนา บัตรประชาชน หนังสือเดินทาง และอื่นๆ เพื่อส่งข้อมูลที่อ่านได้จากเอกสารต่าง ๆ ให้ RPA นำข้อมูลเหล่านี้ไปกรอกรวมกันบนระบบของธุรกิจประกัน ซึ่งมีระบบย่อย ๆ หลายระบบอยู่ภายใน โดยทีมงาน DCS จะดูแล RPA ทั้งหมดและจัดการเชื่อมต่อกับระบบ OCR ให้พร้อมใช้งานได้อย่างสมบูรณ์
แนวทางนี้สามารถทดสอบในขั้นตอนการทำ POC ได้จนสำเร็จภายในเวลาเพียงแค่ 1 วันครึ่งเท่านั้น ซึ่งก็ทำให้ลูกค้ารายหนึ่งของ DCS อย่างบริษัท มิตซุย สุมิโตโม อินชัวรันซ์ จำกัด สาขาประเทศไทย พึงพอใจเป็นอย่างมาก และตัดสินใจเริ่มต้นดำเนินโครงการจนปรับแต่งให้ระบบมีความสมบูรณ์ และฝึกอบรมให้พนักงานสามารถใช้งาน RPA ได้จนจบภายในเวลาเพียง 2 เดือน ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ออกกรมธรรม์ได้เร็วกว่าเดิมเป็นอย่างมาก และการทำงานของระบบอัตโนมัตินี้ก็ถูกต้อง 100% พร้อมสำหรับการปรับตัวสู่ Digital Workforce ได้ทันที
ปรับทีมงานสู่ Digital Workforce ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำงานจากที่บ้านได้อย่างสะดวกแม้ในช่วง COVID-19 แพร่ระบาด
จะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าการนำ RPA มาใช้งานในธุรกิจนี้สามารถช่วยลดเวลาในการทำงานและทำให้ทีมงานภายในธุรกิจประกันภัยสามารถใช้เวลากับงานอื่นที่มีความสำคัญสูงกว่าและสร้างคุณค่าใหม่ๆ ให้กับธุรกิจได้มากขึ้น บริษัท มิตซุย สุมิโตโม อินชัวรันซ์ จำกัด สาขาประเทศไทย เคยต้องใช้เวลาประมาณ 250 ชั่วโมงต่อเดือนในการทำงานนี้ ก็สามารถลดเวลาเหลือเพียง 85.5 ชั่วโมงหรือเพียง 34% เท่านั้น เมื่อมีการนำ RPA มาใช้ สามารถประหยัดเวลาในการทำงานลงไปได้เกือบ 3 เท่าเลยทีเดียว และยังใช้ทีมงานในการทำงานน้อยลงถึง 50% ซึ่งเมื่อคำนวณกลับมาเป็นตัวเลขในเชิงค่าใช้จ่ายแล้วบริษัท ก็สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในกระบวนการนี้ได้กว่า 89% หรือใช้ทรัพยากรโดยรวมน้อยลงเกือบ 10 เท่าเลยก็ว่าได้
กล่าวโดยสรุปได้ว่า RPA มีส่วนสำคัญในการปรับกระบวนการทำงานภายในบริษัทให้มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพมากขึ้นต่อเนื่องไปในอนาคต อีกทั้ง ยังช่วยให้พนักงานสามารถ Remote เข้ามาทำกระบวนการต่างๆ อย่างอัตโนมัติได้จากที่บ้าน ตอบสนองต่อนโยบายการเว้นระยะห่างทางสังคม หรือ Social Distancing ได้เป็นอย่างดี
RPA ของ UiPath เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ได้รวดเร็ว และรองรับการต่อยอดสู่ Hyperautomation
RPA ของ UiPath เป็นเครื่องมือ ที่ธุรกิจประกันภัยหลายแห่งทั่วโลกเลือกใช้งาน เพราะทั้งง่ายต่อการใช้งานและการดูแลรักษา รวมถึงมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนที่ไม่สูง และคืนทุนได้อย่างรวดเร็วจากการปรับกระบวนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติที่สร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ถูกต้องและรวดเร็ว ทำให้ทีมที่ดูแลกรมธรรม์สามารถใช้งานได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องรบกวนทีมงานฝ่าย IT ภายในองค์กรเลย
ในระยะยาว UiPath จะช่วยให้ธุรกิจยกระดับจากเพียงแค่การทำ Automation สู่การเป็น Hyperautomation ด้วยเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับการทำงานของตนเองเป็นอัตโนมัติได้มากขึ้น เช่น UiPath Discovery Tool และเครื่องมืออื่นๆ ที่จะช่วยให้การบริหารจัดการการทำ Automation จำนวนมากภายในธุรกิจเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทั้งนี้ Gartner ยังได้ยกให้ UiPath เป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี RPA สำหรับธุรกิจองค์กรจากการจัดอันดับประจำปี 2019 ทั้งในแง่ของ Completeness of Vision และ Ability to Execute อีกด้วย
เปลี่ยนกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติ ต้องอาศัยทีมงานที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี และมีประสบการณ์ด้านธุรกิจอย่าง DCS
ความสำเร็จของโครงการลักษณะนี้ส่วนหนึ่ง คือการมีทีมงานที่มีความรู้ความเข้าใจและประสบการณ์ในการออกแบบและติดตั้งใช้ระบบงาน ซึ่ง DCS เป็นหนึ่งในบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญด้านระบบงานของ UiPath RPA และยังมีประสบการณ์ในการเชื่อมระบบ RPA เข้ากับ OCR มาก่อน ทำให้สามารถทำทำ POC แล้วเสร็จได้ภายในเวลาเพียงแค่ 1 วันครึ่ง และสามารถติดตั้งระบบจนใช้งานจริงได้ด้วยการลงมือเข้าไปปรับ Flow กระบวนการทั้งหมดด้วยตนเอง และออกแบบการจัดการกับข้อมูลให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น ทำให้งานนี้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ
คุณสันทัด เจิดจรรยาพงศ์
โทร 02 6848471 หรืออีเมล์ [email protected]
หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ https://www.datapro.co.th/index.php/rpa