“เปลี่ยนกระดาษเป็นดิจิทัล” พลิกวิถีทำงานซ้ำซ้อนสู่ความฉับไวแบบองค์กรยุคใหม่ไปกับ B Circle

งานเอกสารอาจเปรียบเสมือน “ยาขม” สำหรับหลาย ๆ องค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณการใช้กระดาษนับหลายร้อยหลายพันแผ่นต่อวัน ยิ่งองค์กรขยายตัวขึ้น ก็ยิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีเอกสารกระดาษท่วมท้นและขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลที่ซับซ้อนขึ้น แต่จะดีกว่าไหมหากสามารถเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารทั้งหมดนี้ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ?

บทความนี้ขอพาทุกท่านไปรู้จักกับบริษัท B Circle ผู้อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัลขององค์กรชั้นนำกว่า 40 แห่ง พร้อมแนะนำชุดซอฟต์แวร์โซลูชันเด่นที่เข้ามาพลิกโฉมการดำเนินงานและสร้างสมรรถนะขององค์กรในหลายกลุ่มธุรกิจให้แข็งแกร่งได้อย่างยั่งยืน

เมื่องานเอกสารล้นมือ คือความท้าทายขององค์กรธุรกิจ

เมื่อขนาดของธุรกิจเติบโตขยายใหญ่ขึ้น การดำเนินงานขององค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ก็ยิ่งทวีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น ด้วยปัจจัยด้านจำนวนบุคลากรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ การทำงานต่างแผนกที่ขาดความเชื่อมโยงและแยกขาดจากกัน รวมถึงระยะเวลาการดำเนินกิจการขององค์กรที่มีมาอย่างยาวนาน จนทำให้กระบวนการทำงานหลาย ๆ ขั้นตอนซ้ำเดิม ทับซ้อนกันและแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ยาก 

หากองค์กรเตรียมวางแผนกลยุทธ์รองรับการขยายตัวของบริษัท แต่มองข้ามการบริหารจัดการภายในเรื่องกระบวนการทำงานและการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ นั่นย่อมส่งผลเสียต่อองค์กรในระยะยาว ด้วยต้นทุนเวลาที่สูญไปกับการทำงานซ้ำซ้อน ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากงานเอกสารปริมาณมาก ความล่าช้าในการดำเนินงาน ดังนั้น ความซับซ้อนทั้งในแง่ของปริมาณงานและกระบวนการนั้น จึงกลายเป็นความท้าทายขององค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องเร่งก้าวข้ามและปรับเปลี่ยนการทำงานเป็นดิจิทัลให้มากขึ้น

ด้วยเล็งเห็นถึงความท้าทายที่บริษัทหรือองค์กรธุรกิจต่างต้องเผชิญ บริษัท B Circle จึงก้าวเข้ามาช่วยพลิกโฉมรูปแบบการทำงานของกลุ่มองค์กรขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐให้กลายเป็นดิจิทัลทั้งกระบวนการ เพื่อลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนต่าง ๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร พร้อมกับลดการใช้แรงงานคนกับงานซ้ำเดิม เพื่อให้บุคลากรเหล่านี้สามารถหันไปมุ่งสร้างสรรค์งานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้มากกว่า

บริษัท B Circle เชื่อว่า การทรานส์ฟอร์มงานเอกสารจากระบบอนาล็อกมาสู่ดิจิทัล ให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Organization) จะเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กรได้อย่างยั่งยืน ทั้งการนำระบบอัตโนมัติเข้ามาเสริมกระบวนการธุรกิจ การเปลี่ยนจากการใช้งานเอกสารกระดาษมาเป็นการจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ออกแบบร้อยเรียงได้ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร

ชูเด่นองค์กรด้วยหลักคิด “All Win x Sustainable x Team Spirit x Innovative Thinking” 

เบื้องหลังความสำเร็จของบริษัท B Circle จนได้รับความไว้วางใจจากบริษัทองค์กรชั้นนำกว่า 40 แห่ง คือ หลักคิด “All Win x Sustainable x Team Spirit x Innovative Thinking” อันเป็นค่านิยมองค์กร (Core Value) ที่บริษัท B Circle ยึดถือ และสะท้อนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของบริษัทที่พร้อมให้ความช่วยเหลือด้านการทรานส์ฟอร์มกระบวนการทำงานสู่ดิจิทัลได้เป็นอย่างดี 

• All Win: ผู้มีส่วนร่วมทุกฝ่ายตั้งแต่พนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และบริษัทควรได้รับผลประโยชน์จากงานที่ได้ส่งมอบไปอย่างทั่วถึงและเหมาะสมตามลำดับ
• Sustainable: เมื่อทุกฝ่ายได้รับประโยชน์ของงานกันอย่างทั่วถึง โดยมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่สร้างคุณค่า ใช้งานได้จริง ก็สามารถสร้างความยั่งยืนให้กับทั้งลูกค้าองค์กร พนักงาน และบริษัทได้ในระยะยาว
• Team Spirit: ความสำเร็จที่ยั่งยืนเกิดขึ้นได้จากความร่วมมือของทีมงานที่แข็งแกร่ง
• Innovative Thinking: การคิดเชิงนวัตกรรมนำไปสู่การสร้างสรรค์ใหม่ ๆ ในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของกลุ่มองค์กรให้รวดเร็วแม่นยำและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยคำนึงถึงความยืดหยุ่นเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าองค์กรแต่ละราย

ด้วยแนวคิด “All Win x Sustainable x Team Spirit x Innovative Thinking” บริษัท B Circle ได้สร้างความโดดเด่นจากผู้ให้บริการรายอื่น ด้วยการเป็นที่ปรึกษาให้คำแนะนำอย่างตรงไปตรงมา วิเคราะห์ปัญหาและความต้องการของลูกค้าเป็นที่ตั้ง ก่อนจัดหาและพัฒนาโซลูชันซอฟต์แวร์ที่สามารถต่อยอดปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น ก้าวข้ามทุกข้อจำกัดให้พร้อมรองรับการทำงานผสานรวมกับทุกระบบที่องค์กรใช้งานอยู่ แทนการนำเสนอชุดโซลูชันพร้อมใช้งานแบบดั้งเดิมที่ไม่สามารถปรับแก้หรือทำงานร่วมกับระบบอื่นที่มีอยู่เดิมขององค์กรได้ จึงถือว่าบริษัท B Circle คำนึงถึงผลประโยชน์ของทุกฝ่าย โดยเฉพาะลูกค้า ในระยะยาวอย่างยั่งยืนด้วยโซลูชันที่ยืดหยุ่นในราคาที่สมเหตุสมผล

รวมโซลูชันดิจิทัลจาก B Circle ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่

ด้วยความเชี่ยวชาญเฉพาะทางด้านการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ บริษัท B Circle สามารถให้คำปรึกษาแก่องค์กรธุรกิจได้ ตั้งแต่กระบวนการจัดการเอกสารขององค์กรไปจนถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบกระบวนการดำเนินงานให้เป็นดิจิทัลและอัตโนมัติ

จุดเด่นของโซลูชันต่าง ๆ ที่ B Circle ให้บริการ คือ ความสามารถในการปรับแต่งแอปพลิเคชันได้อย่างยืดหยุ่น ให้ตอบโจทย์ตรงตามความต้องการของแต่ละองค์กรได้ เพราะซอฟต์แวร์ที่บริษัท B Circle เลือกใช้ส่วนใหญ่เป็น Commercial Open source ชั้นนำของโลก ที่สามารถต่อยอด ปรับเพิ่มฟีเจอร์ และผสานรวมการทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่องค์กรมีการใช้งานอยู่เดิมได้ ซึ่งประกอบด้วย

1. Alfresco Content Management

Alfresco ติดอันดับ 1 ใน 3 ของ Gartner Magic Quadrant ด้าน Content Services Platforms โดย B Circle เป็นบริษัทรายเดียวในประเทศไทยที่ให้บริการ Alfresco ทั้ง Community Edition และ Enterprise Edition ซึ่งทาง B Circle ได้พัฒนาต่อยอดจากประสบการณ์การพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารให้กับองค์กรจนออกมาเป็นโซลูชัน beFlex DMS (Document Management System) ที่มีฟีเจอร์มาตรฐานสำหรับการบริการจัดการเอกสารสำหรับองค์กร 

beFlex DMS เป็นระบบที่มีความปลอดภัยสูง สามารถตั้งค่าและเชื่อมต่อกับระบบงานภายในได้อย่างรวดเร็วผ่าน API และ Tools ต่างๆ พัฒนาตามมาตรฐาน Alfresco Developer Framework อีกทั้งสามารถใช้ร่วมกับ Alfresco Community Edition และ Enterprise Edition ได้อย่างสมบูรณ์แบบ พร้อมให้องค์กรเลือกใช้เวอร์ชันใดก็ได้ตามความเหมาะสมในการนำไปใช้งานและ SLA ที่กำหนด 

นอกจากนี้ beFlex DMS สามารถติดตั้งได้บน On-Premise และ Cloud ชั้นนำ เช่น Amazon และ Microsoft Azure สามารถปรับให้เข้ากับ IT Infrastructure ขององค์กรได้ทุกรูปแบบ และ B Circle มี Software สแกนและแปลงไฟล์เอกสารด้วยการเปลี่ยนภาพเป็นตัวอักษร (Optical Character Recognition หรือ OCR) ให้องค์กรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน ได้แก่ Easy Capture, Kodax Alaris, ABBYY และ ZTRUS สามารถเชื่อมต่อกับ beFlex DMS และโซลูชันทุกแพลตฟอร์มของ B Circle ได้อย่างสมบูรณ์

2. Joget DX Workflow and Low-Code

Joget DX เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีสามารถพัฒนา Digital Workflow และ Enterprise Web Application ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมใช้งานทันทีบน Web และ Mobile แก้ไขปรับปรุงง่าย รวดเร็ว ช่วยลดต้นทุนการพัฒนาและช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 

Joget เป็นเครื่องมือแบบ Low Coding มีเครื่องมือในรูปแบบ Drag & Drop ลากวาง ตั้งค่าใช้งานได้อย่างง่ายดาย มีเครื่องมือสร้าง Business Process Management Workflow รองรับในการสร้างกระบวนการทำงานให้ใช้งาน และมี User Interface ที่ทันสมัย สวยงาม เรียบง่าย รองรับรูปแบบ Responsive

B Circle เป็น Joget Partner เจ้าแรกในประเทศไทย และปัจจุบันมีสถานะเป็น Accredited Plus Partner & Certified Partner อีกทั้งยังมีประสบการณ์ช่วยเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็นดิจิทัลโดยใช้ Joget DX เป็นแพลตฟอร์มให้กับองค์กรขนาดใหญ่มากกว่า 20 โครงการ และ B Circle ให้บริการ Customize เพิ่มเติมบน Joget DX เพื่อเป็นไปตาม Business Requirement ที่ต้องการ รวมถึงการให้บริการจัดอบรม Joget Developer Training สำหรับองค์กรที่จะนำ Joget DX ไปใช้เป็นแพลตฟอร์มในการเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็นดิจิทัลด้วยทีมพัฒนาภายในด้วย

3. Flowable Intelligent Business Automation

Flowable เป็น Intelligent Business Process Automation Platform ที่เป็นเครื่องมือให้กับองค์กรในการสร้างกระบวนงาน Digital Workflow แบบอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว ด้วยมาตรฐาน Business Process Model and Notation (BPMN) ทำให้สามารถสร้าง Complex Business Process Automation ที่มีความซับซ้อนสูง 

Flowable ยังมาพร้อมกับเครื่องมือการพัฒนาแบบ Low-code, Data-modeling, Reporting & Analytics, Enterprise Security, Task Management, Configurable UI และ Integration เป็นต้น โดย B Circle มีประสบการณ์พัฒนากระบวนงานที่มีความซับซ้อนสูงด้วย BPMN และสามารถ Integration กับระบบ ERP และ CRM ขององค์กรขนาดใหญ่

นอกจากนี้ Flowable ยังได้รับการยอมรับจาก Gartner ในฐานะ Representative Vendor ในคู่มือ 2021 Market Guide for Business Process Automation Tools ด้วย

นอกจากแพลตฟอร์มหลักทั้งสามที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว B Circle ยังมี Software เฉพาะทางอื่น ๆ ได้แก่

• beFlex eSaraban ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ เปลี่ยนกระบวนการ สร้างหนังสือ อนุมัติหนังสือ รับส่งหนังสือ เป็นดิจิทัลแบบ Paperless ด้วยลายเซ็นดิจิทัล
• beFlex EDMS (Engineering Document Management) ระบบจัดการเอกสารสำหรับงานด้านวิศวกรรมพร้อม Portal สำหรับทำงานร่วมกับ Vendor และ Sub-Contractor ในการส่งเอกสาร มี Business Process Management สำหรับการ Review, Comment และ Approve เอกสาร ที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกระบวนการบริหารงานวิศวกรรมแต่ละโครงการได้

ทรานส์ฟอร์มสู่ดิจิทัลไปกับ B Circle

หัวใจสำคัญของการดำเนินงานของธุรกิจให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันได้อย่างยั่งยืนนั้น คือการเปลี่ยนกระบวนการทำงานและการจัดการเอกสารที่ซับซ้อนให้เป็นดิจิทัล โดย B Circle สามารถเป็นผู้ช่วยที่พาองค์กรก้าวไปสู่ขั้นถัดไปของการทรานส์ฟอร์มองค์กรได้ในหลายกลุ่มธุรกิจ อาทิ ธุรกิจการเงิน ธุรกิจประกันภัย ธุรกิจค้าปลีก ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในการเปลี่ยนกระบวนการทำงานต่าง ๆ เป็นดิจิทัลแบบไร้กระดาษ ได้แก่

• กระบวนการอนุมัติราคาขาย (Quotation Approval Process)
• กระบวนการจัดซื้อและขอซื้อ (Purchase Request and Order Process)
• กระบวนการขอตั้งและใช้งบประมาณ (Budgeting Process)
• กระบวนการบริหารจัดการสัญญา (Contract Management Process)
• กระบวนการอนุมัติเอกสารและคำสั่งในการบริหารจัดการ (E-Memo Process)
• กระบวนการธุรกิจเฉพาะของธุรกิจประกัน เช่น Insurance New Application Approval Process, Insurance Claim Approval Process
• กระบวนบริหารเหตุการณ์ผิดปกติที่เกิดขึ้นนอกเหนือจากมาตรฐาน (Incident Management Process)
• และอื่น ๆ (คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม)

องค์กรธุรกิจที่สนใจทรานส์ฟอร์มกระบวนการสู่ดิจิทัล สามารถรับคำปรึกษาจากทีมงาน B Circle ผู้เชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ ได้ตามช่องทางติดต่อ ดังนี้

• โทรศัพท์: 02 007 2140 
• อีเมล: [email protected]
• เว็บไซต์: https://bcircle.co.th/